Честни отговори на въпросите, които всеки бизнес задава за поверителността и GDPR.
Honest answers to the questions every business asks about privacy and GDPR.
Как се защитават данните ни?How is our data protected?
Системата е изградена така, че данните да не се съхраняват ненужно и да са защитени на всяка стъпка. Фактурите се обработват през криптирани канали (HTTPS/TLS). Не съхраняваме оригиналните документи в отделна база данни след обработката. Достъпът е защитен с двуфакторна автентикация, а доставчиците ни са обвързани с GDPR-съвместими договори.
The system is built so that data is never stored unnecessarily and is protected at every step. Invoices are processed over encrypted channels (HTTPS/TLS). We do not keep original documents in a separate database after processing. Access is protected with two-factor authentication, and our providers are bound by GDPR-compliant agreements.
Какво е Data Processing Agreement (DPA) и защо трябва да го подпишем?What is a Data Processing Agreement (DPA) and why sign one?
Data Processing Agreement (DPA) или Договор за обработка на лични данни е законово изискване по GDPR (чл. 28). Урежда какво правим с данните, кои системи използваме, кога ги изтриваме и какво се случва при пробив. Вие оставате собственик на данните — ние само ги обработваме по ваши инструкции.
A Data Processing Agreement (DPA) is a legal requirement under GDPR (Art. 28). It defines what we do with your data, which systems we use, when we delete it and what happens in the event of a breach. You remain the owner of the data — we only process it on your instructions.
Колко дълго се съхраняват данните?How long is data retained?
Оригинални документи — не се съхраняват след обработката. Извлечени данни в Google Sheets — до 12 месеца. При прекратяване на договора — изтриване или връщане в рамките на 30 дни.
Original documents — not retained after processing. Extracted data in Google Sheets — up to 12 months. On contract termination — deleted or returned within 30 days.
Използва ли се изкуственият интелект за обучение с нашите данни?Is AI trained on our data?
Не. Данните, изпратени през OpenAI API, не се използват за обучение на модели — това е стандартната политика на OpenAI за API (различна от безплатния ChatGPT интерфейс, при който данните могат да се ползват за обучение). Вашите данни служат само за извличане на информация в момента на обработката.
No. Data sent through the OpenAI API is not used to train models — this is OpenAI's standard API policy (different from the free ChatGPT interface, where data may be used for training). Your data is used only to extract information at the moment of processing.
Къде физически се съхраняват данните ни?Where is our data physically stored?
Съхранението на извлечените данни (Google Sheets), имейл комуникацията (Google Workspace) и OCR обработката (OpenAI) се извършват на сървъри в рамките на Европейския съюз. Една стъпка — преобразуването на PDF в изображение — използва доставчик, който обработва данни в САЩ, под GDPR-съвместими гаранции (Standard Contractual Clauses).
Storage of extracted data (Google Sheets), email communication (Google Workspace) and OCR processing (OpenAI) all take place on servers within the European Union. One step — converting PDF to image — uses a provider that processes data in the US, under GDPR-compliant safeguards (Standard Contractual Clauses).
Кой има достъп до нашите документи?Who has access to our documents?
Достъпът е ограничен само до оторизиран персонал на Entrava, необходим за поддръжка на автоматизацията. Данните не се споделят с трети страни за цели, различни от обработката, която сте възложили.
Access is limited to authorised Entrava personnel needed to maintain the automation. Data is never shared with third parties for purposes other than the processing you have requested.
Какво се случва при пробив в сигурността?What happens in the event of a security breach?
При инцидент, засягащ лични данни, уведомяваме засегнатия клиент и компетентния орган (Комисията за защита на личните данни) в срок до 72 часа, както изисква GDPR.
In the event of an incident affecting personal data, we notify the affected client and the competent authority (the Commission for Personal Data Protection) within 72 hours, as required by GDPR.
Можем ли да изтрием данните си по всяко време?Can we delete our data at any time?
Да. Вие оставате собственик на данните и при поискване ги изтриваме в рамките на 30 дни. Можете да оттеглите съгласието си по всяко време.
Yes. You remain the owner of the data, and on request we delete it within 30 days. You can withdraw your consent at any time.
Можем ли да информираме нашите клиенти, че ползвате AI?Can we tell our clients that you use AI?
Да. Обработката е сигурна и съответства на GDPR, така че можете прозрачно да информирате клиентите си. При нужда осигуряваме необходимата информация за вашата собствена документация за защита на данните.
Yes. The processing is secure and GDPR-compliant, so you can transparently inform your clients. When needed, we provide the information required for your own data-protection documentation.